歓迎会の挨拶の順番とマナー 役職順に上司にお願いする時に知っておくべきこと

歓迎会の挨拶の順番とマナー 役職順に上司にお願いする時に知っておくべきこと

歓迎会の幹事を任されてしまったあなた。
会場探し、日程調整、幹事って大変ですよね。また幹事の仕事で忘れてはならない大変なことがあります。
そう「歓迎会の進行の準備」です。
今回は、なかなか教えてもらう機会のない歓迎会での上司の役職順による挨拶の順番、御芳志(御厚志)の紹介のタイミングなど歓迎会での進行の準備をお手伝いさせていただきます。

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歓迎会の流れ 挨拶のタイミングや数は?


歓迎会の流れは、一般的に

1 開会宣言(司会、幹事)

2 はじめの挨拶(一番役職の高い方)

3 乾杯の音頭(三番目に役職の高い方など)

4 中継ぎのイベント(新人の自己紹介など)

5 締めの挨拶(二番目に役職の高い方)

という流れになります。

参加者が集まり、手元に一杯目のビールが集まってから、歓迎会は開始されます。

歓迎会の開会を宣言し、上司にはじめの挨拶をしていただき、御厚志の紹介をして、乾杯の音頭をとるまでを、できれば最初のビールの泡が完全に消えてしまう前に行いたいところです。

はじめの挨拶はおひとりにお願いすることが無難です。

また、会場の都合で歓迎会の終わりの時間が決まっている事も多いはず。

お会計をした後に長々と居座ってしまうのは避けたいものです。

店員さんに締めの挨拶の最中に退出を促されるのはかなり、気が削がれてしまいますよね。

締めの挨拶も、おひとりにお願いするべきです。

挨拶は、はじめと締めの2回に収めるのが、間延びせずいい時間配分です。

どの挨拶をどの役職の上司がするの?失礼のない順番とは


歓迎会での挨拶の内、役職の方、上司にお願いするべきなのは、はじめの挨拶と締めの挨拶です。

このうち、より役職の高い方にお願いすべきなのは、はじめの挨拶の方です。

特に、深い理由があってこうと決まっているわけではなく、こういうマナーというのが慣例となっています。

しいて言うならば、締めの挨拶はお酒も入り、挨拶をしっかりと聞くことが出来なくなっている可能性もあるので、一番役職の高い方の挨拶は避けるべきであると言われています。

また、上司にご発声を依頼するタイミングとして、乾杯の音頭もあります。

一番職位の高い役職の方に挨拶の流れで、乾杯の音頭を依頼することもありますが、違う上司の方に依頼する際は、三番目に役職の高い方に依頼するようにしましょう。

歓迎会の挨拶を依頼する時のマナー


まず、一番大切なこと且つ当たり前のことですが、「挨拶をしてもらう時には事前に依頼」してください。

職場によっては、歓迎会の挨拶は誰がすると慣例で決まっているということがあると思いますが、慣例で決まっていてもきちんと依頼をしてください。

慣例で決まっているからと依頼がなかった場合、上司は挨拶が必要なのではないか?準備しておくべきか?と悩まれてしまうようです。

また、事前に依頼せずに突然挨拶をお願いすると、なかなか相応しいことが言えない、言いたいことがまとまらないと、挨拶がかなり間延びしてしまう傾向があります。

事前に依頼することは忘れないようにしましょう。

依頼する際には、会の目的(誰の歓迎会であるかなど)は何か、どのタイミングの挨拶であるか、挨拶の長さはどのくらいか、具体的に依頼するようにしましょう。

上司によっては、事前に依頼された時間に合うように準備がしたいという方もいらっしゃります。

なるべく早めに挨拶に関しては依頼しておくことが無難です。

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同じ役職の上司が複数いる場合は


基本は同じ役職の上司の方が複数いた場合「より年配の方」にはじめの挨拶を依頼することが無難です。

同じ役職の上司が同年代の場合は、歓迎される人に近しい上司に依頼することが多いようです。

ただし、これは一般的な解釈であり、職場によっては慣例がある場合もあると思います。

慣例に従うことが一番問題ありません。

同じ役職で、同年代の上司かつ歓迎される方との近さも同じくらいという場合は、自分の上司や先輩、先に幹事をしたことがある方に一度相談をして決めることをお勧めします。

慣例があるかもしれませんし、自分では把握できない部分で決まることもあるからです。

迷ったら、相談をしておくことをお勧めします。

御芳志(お志)を上司から頂いた場合、歓迎会で伝えるタイミング


御芳志(お志)または、御厚志をいただいた場合は、はじめの挨拶のあと、乾杯の音頭の前が最適です。

しかし、はじめの挨拶のあと上司がそのまま乾杯の音頭を取る場合もあります。

予定していた段取りとはずれてしまうこともあるかと思いますが、御芳志をいただいたということを参加者に伝えることが大切なので、締めの挨拶のあとになってしまってもお知らせはしてください。

御芳志に関する注意点として、御芳志をいただく際「寸志」と上司からは表現されます。

この寸志は、「ちょっとばかりの気遣い」という謙譲語です。

御芳志を紹介する際に、「寸志を○○部長よりいただきました」などというのは絶対にやめましょう。

まとめ

「歓迎会の進行の準備」について如何でしたでしょうか?

歓迎会なので、新任者(または転入者)の方の挨拶や自己紹介を挟みたいところですが、食事やお酒でもって歓待する席ですので、まずはリラックスした雰囲気作りも大切になります。

コースでいうならば、揚げ物など暖かい料理が出る前くらいのタイミングで一度注目を集め、自己紹介をお願いするという段取りが、歓迎会自体が間延びしない段取りとなります。

席の移動なども含め、途中様子もしっかり伺うことが幹事の仕事であるかもしれません。

お酒の飲みすぎには注意して、乗り切りましょう!

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